對于物業(yè)來說，業(yè)主的答案是非常重要的，我們必須做好相關(guān)的信息，再能突發(fā)事件的時候才能更好的去聯(lián)系業(yè)主，那么要怎么去做呢?這就需要我們來學(xué)習(xí)，下面我們大家就一起來了解一下如何做好物業(yè)管理檔案。

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實(shí)行新的管理制度。物業(yè)管理是新興行業(yè),這就要求物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、體制、管理的創(chuàng)新。

檔案是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證：

企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維護(hù)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，其組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營管理人員、經(jīng)營范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)之間在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中經(jīng)濟(jì)活動呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化并不斷產(chǎn)生債權(quán)、債務(wù)，如何保護(hù)好企業(yè)的即得利益和合法權(quán)益，解決好債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛等問題，企業(yè)檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。

檔案可以提升企業(yè)信用水平：

誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會主義市場經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會誠信越來越被社會所重視。誠信有經(jīng)濟(jì)效益，講誠信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會的共識。隨著誠信社會的建立，信用檔案顯得越來越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經(jīng)營狀況就好，經(jīng)濟(jì)效益就好。建立信用檔案，即可以擴(kuò)大、提升企業(yè)的信用，有利于推動社會信用檔案的建設(shè)，也是整頓規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序的根本之策。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎(chǔ)性的資源，市場經(jīng)濟(jì)是信用經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)密切相關(guān)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無形的推動力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。

加強(qiáng)公司檔案管理的措施

加強(qiáng)檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理的達(dá)標(biāo)升級正處于必然。結(jié)合公司實(shí)際，我以為加強(qiáng)檔案管理應(yīng)從以下四個方面入手：

1、加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。從物業(yè)企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜建立館藏面積達(dá)150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強(qiáng)、自動化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標(biāo)考慮，應(yīng)將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用;購買必要的書柜書架，專存圖書，實(shí)行檔案、圖書一體化管理;購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便;還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。

2、建立合理的檔案管理模式。根據(jù)物業(yè)公司目前工種多、服務(wù)時間長、項(xiàng)目多的實(shí)際，要建立“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)”的管理模式，實(shí)行集中式管理和網(wǎng)點(diǎn)式管理相結(jié)合?？偛繉偛扛鞑块T檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內(nèi)資料列出清單報(bào)檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中?？偣緦Ω黜?xiàng)目檔案實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會計(jì)核算類文件由財(cái)會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

4、不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。

積極做好物管檔案的利用服務(wù)工作

檔案為用戶所用是檔案工作的最終目的。隨著社會的進(jìn)步，房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。為企業(yè)評定資質(zhì)、資質(zhì)升級、保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密、提高企業(yè)的經(jīng)營效益、服務(wù)水平、甚至在物管企業(yè)推出項(xiàng)目時，物管檔案都能提供第一手資料。因此，物管檔案中的每一份材料、每一張表格、每一份憑證、甚至于每一個具體日期，都可能關(guān)系到員工或業(yè)主的切身利益。如果由于工作失誤或粗心大意很可能給某位業(yè)主造成一定的損失。如入住日期的填寫必須字跡清楚，涉及到房屋保修時效問題。以前發(fā)生過業(yè)主填寫不全、字跡不清致使發(fā)生不必要的維修責(zé)任糾紛。所以要求檔案管理人員必須作到一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

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