關(guān)于鐵路文書檔案管理規(guī)則

第一章　總　則

第1條　為了加強(qiáng)鐵路系統(tǒng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)黨和國家對檔案工作的有關(guān)規(guī)定，特制定本規(guī)則。

第2條　檔案工作是一門專業(yè)，又是黨的機(jī)要工作，各級黨委必須加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

第3條　鐵路各級機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位(以下簡稱各單位)，都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立和健全各級檔案管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業(yè)務(wù)管理部門，對所屬系統(tǒng)的檔案工作，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第4條　各單位都必須建立和健全檔案工作秩序，加強(qiáng)檔案工作科學(xué)管理，提高檔案工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

第二章　各級檔案工作的機(jī)構(gòu)及其性質(zhì)和任務(wù)

第5條　鐵道部檔案管理處，是全路檔案業(yè)務(wù)管理部門，其性質(zhì)，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是行政機(jī)構(gòu)。它的任務(wù)是：負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施;總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗;培訓(xùn)檔案工作干部;對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

鐵道部檔案館，是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務(wù)是：按照鐵道部規(guī)定的檔案進(jìn)館范圍，組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學(xué)技術(shù)檔案;收集、編寫參考資料和專題史料;提供檔案、資料的利用;負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。

第6條　部屬各局、廠、院、校，均應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)(檔案科或室)，統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案，并對本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

各級檔案機(jī)構(gòu)，其性質(zhì)，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是行政機(jī)構(gòu)。為便于工作，機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)在行政，并作為直屬機(jī)構(gòu)。

第7條　檔案室的任務(wù)是：

(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計機(jī)關(guān)的檔案;

(二)辦理檔案的出借和閱覽，編寫必要的查找工具，積極開展檔案的利用工作;

(三)進(jìn)行檔案的鑒定工作，對已經(jīng)超過保管期限的檔案，提出存毀意見;

(四)督促和指導(dǎo)文書部門或有關(guān)人員把需要歸檔的文件材料，正確地進(jìn)行立卷和擬定保管期限，并按規(guī)定時間向檔案室歸檔;

(五)定期把具有永久保存價值的檔案向檔案館移交;

(六)收集、整理、保管與本機(jī)關(guān)檔案有關(guān)的內(nèi)部參考資料，配合檔案提供利用;

(七)辦理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)檔案工作的其他事項。

第8條　各單位根據(jù)工作需要，確定足夠的定員，配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部，必須政治上完全可靠。

第9條　檔案工作干部，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，熱愛檔案工作，不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平，努力做到又紅又專。

第10條　檔案工作，是機(jī)要工作的組成部分，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度，按照機(jī)要工作的條件，嚴(yán)格要求，以保證所管檔案的絕對安全。

第三章　文件材料的歸檔

第11條　文件材料的立卷歸檔工作，是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，都必須由文書處理部門或有關(guān)人員收集齊全，分類整理，立成案卷，于次年六月底前，向檔案部門移交歸檔。應(yīng)立卷歸檔的文件材料，不允許由承辦單位或個人分散保存。

第12條　文件材料立卷的基本原則是：按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位，在立卷工作中，應(yīng)做好下列各項工作：

(一)按照歸檔范圍，將需要歸檔的文件材料收集齊全、完整;

(二)鑒定文件材料的價值，確定保管期限;

(三)確定文件材料的秘密等級，絕密文件應(yīng)單獨立卷;

(四)按照文件之間的聯(lián)系，組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應(yīng)分別立卷。問題相同，保管期限又一致的文件材料，不應(yīng)分開組卷。

第13條　黨委(組)、政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)都是獨立行文單位，黨委(組)與政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)形成的文件，必須分別整理立卷。

第14條　文件和電報，一般應(yīng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，統(tǒng)一整理立卷，絕密文電應(yīng)該單獨整理立卷;少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可以隨同絕密文電立卷。

第15條　歸檔的案卷，應(yīng)該做到：歸檔文件齊全完整;分類清楚;標(biāo)題簡明確切;保管期限劃分準(zhǔn)確;每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄;封皮書寫要整齊;裝訂要結(jié)實美觀;案卷排列要系統(tǒng)，并編有案卷目錄，一并向檔案部門移交歸檔。

第四章　檔案的整理、保管和統(tǒng)計

第16條　檔案整理工作，是檔案室和檔案館的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是，使檔案系統(tǒng)化，便于保管和利用。其主要內(nèi)容是，對不合要求的案卷進(jìn)行加工整理，按全宗分類，系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。

第17條　檔案整理工作，必須堅持按全宗整理的原則。一個單位(包括黨、政、工、團(tuán))在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案，不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

劃分檔案全宗的原則是：

(一)行政上可以獨立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨對外行文;

(二)財務(wù)上是一個獨立的會計單位，自己可以單獨編造預(yù)算或財務(wù)計劃。

(三)設(shè)有專門的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部，有一定的任免權(quán)。

第18條　一個全宗的全部案卷，應(yīng)該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式，分門別類區(qū)分不同保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實際情況，按照年代——組織機(jī)構(gòu)，組織機(jī)構(gòu)——年代或年代問題等方法進(jìn)行。

第19條　編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準(zhǔn)確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。

第20條　每個全宗，應(yīng)該設(shè)立全宗卷，把有關(guān)全宗歷史情況的文件(如機(jī)關(guān)歷史情況，歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等)集中立卷保存。

第21條　各單位必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，建立必要的制度，保護(hù)檔案材料的安全，延長檔案的壽命。具有永久和長期保存價值的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)該及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

鐵道部檔案館對進(jìn)館的永久檔案，要采用縮微復(fù)制多套分存的措施，以保證檔案的安全和不受損壞。

第22條　檔案庫房是保存黨和國家機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)要保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸?，并做好防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵等事宜。檔案庫房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，并建立定期檢查和清點制度。

第23條　檔案工作人員調(diào)動時，必須在離職前，將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚，辦理交接手續(xù)。

第24條　各級檔案部門，都應(yīng)建立必要的登記和統(tǒng)計制度。對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，進(jìn)行登記和統(tǒng)計。

第五章　檔案的利用

第25條　檔案工作人員應(yīng)該了解本單位的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，積極主動開展檔案利用工作，為實現(xiàn)鐵路現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為科學(xué)研究、歷史研究服務(wù)。

第26條　檔案部門，應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復(fù)制等辦法，嚴(yán)格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。

第27條　檔案工作人員，應(yīng)根據(jù)工作需要，主動地編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具和重要文件匯集等參考資料。

第28條　絕密檔案，必須指定專人借閱，并持有介紹信。要說明借閱理由，經(jīng)制文單位領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)本單位主管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

第29條　各級黨委(組)、政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)歸檔的檔案，除形成檔案的部門借用外，其他部門因工作需要借閱時，必須經(jīng)形成檔案部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第30條　部屬各單位，需調(diào)閱本單位已進(jìn)館的黨委、政治部和紀(jì)檢委檔案時，應(yīng)持本單位黨委介紹信，調(diào)閱本單位已進(jìn)館的行政檔案時，應(yīng)持本單位行政介紹信，直接向部檔案館辦理調(diào)閱手續(xù)。但調(diào)閱外單位已進(jìn)館的黨、政檔案時，需分別持本單位黨委和行政介紹信，經(jīng)主管檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。

第31條　借閱檔案科(室)保存的檔案，只限于在閱覽室或辦公室查閱，不得將檔案帶至宿舍或公共場所。

已進(jìn)館的檔案，一般只能在館內(nèi)查閱，如有特殊情況需要借出時，需經(jīng)主管檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第六章　檔案的鑒定和銷毀

第32條　鑒定檔案工作，是檔案部門一項經(jīng)常任務(wù)。鑒定檔案應(yīng)根據(jù)作者、內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。

第33條　各單位檔案部門，應(yīng)根據(jù)《鐵路系統(tǒng)文書檔案保管期限表》會同有關(guān)人員編制適合本單位的《文書檔案保管期限表》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，報鐵道部檔案管理處備案。

第34條　檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。

永久保管的檔案，是指記述和反映本單位重要工作活動的文件，對國家在政治斗爭、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和歷史查考方面的有廣泛的、長遠(yuǎn)的利用價值的檔案。本機(jī)關(guān)保管一定時期后，應(yīng)向檔案館移交。

長期保管的檔案，是指記述和反映局部性的具體業(yè)務(wù)帶有指示性、規(guī)定性的文件以及上級機(jī)關(guān)和有關(guān)主管部門發(fā)來的帶有原則性、規(guī)定性的文件，需要經(jīng)常查找利用的檔案，保管期限為二十年以上。在失去保存價值時經(jīng)過鑒定、登記、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以自行處理，不需要向檔案館移交。

短期保管的檔案，是指本單位在短期內(nèi)(十五年以下)需要查找利用的檔案。文件失去使用價值時，經(jīng)過鑒定、登記、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可自行銷毀。

第35條　檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位的《文書檔案保管期限表》，會同有關(guān)部門，定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案，進(jìn)行審查，鑒定，并對確無保存價值的檔案材料，編造清冊，提出處理意見。

第36條　檔案鑒定工作的基本要求是：根據(jù)鑒定工作的原則，做到手續(xù)清楚，凡是經(jīng)過變動的案卷，都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)手人姓名等)，在案卷備考表上注明。

第37條　鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)人提出檔案鑒定工作報告。并附上檔案材料銷毀清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第38條　銷毀檔案時，必須嚴(yán)守保密制度，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人在完成任務(wù)后，要在銷毀清冊上簽字。

第七章　檔案的移交

第39條　各單位檔案非依規(guī)定的手續(xù)，不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。需要永久保管的檔案，在本單位保管二十年后，連同“案卷目錄”(一式三份)和有關(guān)參考工具，一并向鐵道部檔案館移交。

第40條　機(jī)關(guān)撤銷、合并或有重大變動時，其檔案材料，應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好，分別情況，向上級檔案管理部門指定的單位移交。

第41條　臨時機(jī)構(gòu)形成的檔案，在工作結(jié)束后，必須進(jìn)行系統(tǒng)整理，向主管單位的檔案部門移交。

第八章　附　則

第42條　各單位可根據(jù)本規(guī)則，結(jié)合本單位具體情況，制定具體實施辦法。

第43條　本規(guī)則自公布之日起施行。

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