關(guān)于印發(fā)《國(guó)家藥品監(jiān)督管理局檔案管理暫行辦法》的通知

發(fā)布部門(mén): 國(guó)家藥品監(jiān)督(醫(yī)藥)管理局

發(fā)布文號(hào): 國(guó)藥管辦［２０００］４號(hào)

局機(jī)關(guān)各司室、各直屬事業(yè)單位：

為加強(qiáng)我局機(jī)關(guān)文書(shū)檔案集中統(tǒng)一管理工作，實(shí)現(xiàn)建檔、管檔、用檔工作的規(guī)范化，有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)、為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局的實(shí)際情況，特制定《國(guó)家藥品監(jiān)督管理局檔案管理暫行辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家藥品監(jiān)督管理局

二○○○年一月四日

國(guó)家藥品監(jiān)督管理局檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為了集中統(tǒng)一管理本局的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局的實(shí)際情況，制定本辦法。

關(guān)聯(lián)法規(guī)：

第二條 凡本局各司室在工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，必須按照規(guī)定，定期向局機(jī)關(guān)檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得將其據(jù)為己有。

第三條 局機(jī)關(guān)各司室的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本司室的文件材料的管理，配備專(zhuān)職或兼職檔案員負(fù)責(zé)本單位文件材料立卷工作。

第四條 局機(jī)關(guān)各司室的文書(shū)立卷和局直屬事業(yè)單位的檔案工作由局機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章 文件材料歸檔范圍

第五條 凡是在機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、載體的文件材料（包括文件、電報(bào)、信函、憑證、筆錄的原件、照片、音像磁帶、軟件系統(tǒng)的程序及文檔、實(shí)物），辦理完畢后，均應(yīng)歸檔。

第六條 上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（一）上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；

（二）上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局有關(guān)司室業(yè)務(wù)主管并要執(zhí)行的文件；

（三）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)本機(jī)關(guān)工作的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和錄音、錄像帶等材料。

第七條 本機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（一）本局機(jī)關(guān)以局長(zhǎng)令頒發(fā)的各種規(guī)章；

（二）本機(jī)關(guān)以機(jī)關(guān)代字“國(guó)藥管×”發(fā)的所有文件（包括簽發(fā)稿），以及與文件有關(guān)的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、實(shí)物等材料；

（三）本機(jī)關(guān)各司室以司室代字“藥管×”發(fā)的具有查考利用價(jià)值的文件（包括簽發(fā)稿），以及與文件有關(guān)的實(shí)物、照片、錄音、錄像帶、磁盤(pán)等材料；

（四）以局或司室名義召開(kāi)的各種重要會(huì)議的全套文件材料；

（五）局黨組、機(jī)關(guān)黨委、工會(huì)、團(tuán)委召開(kāi)的各種重要會(huì)議的全套文件材料；

（六）本局及各司室的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

（七）本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件及相關(guān)材料；

（八）反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)事件的簡(jiǎn)報(bào)、音像材料、榮譽(yù)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物、照片等材料；

（九）內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和處理來(lái)訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告等；

（十）本機(jī)關(guān)基本建設(shè)工程設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工等的全套文件材料；

（十一）本機(jī)關(guān)及本機(jī)關(guān)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資和黨、政、工、團(tuán)組織介紹信存根；

（十二）本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證清冊(cè)；

（十三）本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記要、記錄、音像材料，有查考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單等；

（十四）各種普查工作形成的文件材料。

第八條 下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（一）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件；

（二）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件。

第三章 立卷歸檔要求

第九條 本局機(jī)關(guān)各司室應(yīng)在每年６月底前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，向局機(jī)關(guān)檔案室移交。

第十條 各司室應(yīng)嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故拖延或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔要求歸檔后，再辦理借閱手續(xù)。

第十一條 立卷方法：局機(jī)關(guān)文件材料采用按時(shí)間和按問(wèn)題特征相結(jié)合立卷方法，即每一年的文件按照文件記述和反映的問(wèn)題特征，把內(nèi)容述及同類(lèi)問(wèn)題的材料組合成為案卷。

第十二條 卷內(nèi)文件排列方法：卷內(nèi)文件采用按重要程度排列的方法，即根據(jù)卷內(nèi)文件的重要程度差異，把重要的文件排放在前面，再依次排放其他文件，具體是：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，簽發(fā)稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后。

第十三條 案卷質(zhì)量的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（一）應(yīng)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件，印件與簽發(fā)稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合立一卷。

（三）不同年度、不同保管期限的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷。

（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。以卷為單位，對(duì)卷內(nèi)文件材料逐頁(yè)在有文字的材料的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

（五）按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名，一般應(yīng)照實(shí)抄錄；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名；會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

（六）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

（七）有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。立卷人、審核人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)姓名和時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。備考表放在卷尾。

（八）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫(xiě)案卷封面，案卷題名要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般由責(zé)任者、內(nèi)容、文種構(gòu)成，字跡清晰，書(shū)寫(xiě)工整。

（九）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物；破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的文件，要用紙加襯邊；裝訂時(shí)文件的右邊和下邊要取齊；實(shí)行三眼一線結(jié)扣法打結(jié)裝訂。

（十）本機(jī)關(guān)各立卷單位所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄等由局機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一制發(fā)，局屬事業(yè)單位應(yīng)按國(guó)家檔案局所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式自行制作。

第四章 檔案保管期限

第十四條 文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為１６年至５０年，短期為１５年以下。專(zhuān)門(mén)檔案另按國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十五條 確定機(jī)關(guān)檔案保管期限的原則：

（一）凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。它主要包括：本機(jī)關(guān)制定的屬于法規(guī)性的文件，處理重要問(wèn)題形成的文件材料，召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料，重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

（二）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)、在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。它主要包括：本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

第十六條 局機(jī)關(guān)檔案室所存檔案要依據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定定期進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去繼續(xù)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。

第十七條 檔案鑒定工作由辦公室主持，局機(jī)關(guān)檔案室與有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案材料，進(jìn)行逐件的審查，提出存毀意見(jiàn)。

第十八條 已經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀的檔案材料，要登記造冊(cè)，經(jīng)鑒定小組審定，局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。

第十九條 銷(xiāo)毀檔案材料，要與機(jī)要部門(mén)聯(lián)系，由２人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

第六章 檔案庫(kù)房管理

第二十條 保管檔案需有專(zhuān)用檔案庫(kù)房。庫(kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固，并保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度，?kù)房?jī)?nèi)需配備防盜、防火、防光、防有害生物、防污染的必要設(shè)施。

第二十一條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非檔案室工作人員不得隨便進(jìn)入。因公需進(jìn)入者，須由檔案室人員陪同。

第二十二條 檔案材料的進(jìn)出庫(kù)房要進(jìn)行登記，定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清查核對(duì)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第二十三條 檔案人員要忠于職守，確保檔案完整與安全。離開(kāi)庫(kù)房要及時(shí)關(guān)閉電源，鎖好卷柜及門(mén)窗，下班前要進(jìn)行檢查。

第二十四條 保持庫(kù)房的清潔，定期打掃衛(wèi)生。

第七章 檔案的利用

第二十五條 本局各司室因工作需要借閱檔案，須持經(jīng)檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批簽的檔案借閱單到檔案室借閱（檔案借閱單由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一制發(fā)）。

第二十六條 外單位（包括局直屬事業(yè)單位）借閱檔案，應(yīng)持本單位介紹信，經(jīng)檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批簽后，方可借閱。

第二十六條 借閱原國(guó)家醫(yī)藥管理局的檔案，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批簽后，方可借閱。

第二十八條 借閱檔案一般在檔案室閱覽、抄錄或復(fù)印，不得將檔案材料帶出檔案室。如確需提供檔案原件，需經(jīng)檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借出，借用時(shí)間一般不得超過(guò)１０天。

第二十九條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管和愛(ài)護(hù)，不準(zhǔn)拆卷、勾劃、涂抹、抽換、損壞，不得遺失。

第三十條 借閱人利用檔案后，必須填寫(xiě)檔案利用效果登記表。

第八章 附 則

第三十一條 本辦法適用于局機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作；局直屬各事業(yè)單位可根據(jù)本辦法結(jié)合本單位的實(shí)際情況，適用于局機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作；局直屬各事業(yè)單位可根據(jù)本辦法結(jié)合本單位的實(shí)際情況，適用于局機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作；局直屬各事業(yè)單位可根據(jù)本辦法結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定本單位檔案管理辦法。

第三十二條 本辦法由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第三十三條 本辦法自頒布之日起施行。

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